科技电子文件可信性研究与实践

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摘要：0 前言 随着信息化的发展， 文件来源的电子化比重越来越大，电子文件归档管理的手段和条件越来越成熟；数据容量越来越大，以多媒体数据为代表的海量数据信息对存储手段提出了越

0 前言

随着信息化的发展， 文件来源的电子化比重越来越大，电子文件归档管理的手段和条件越来越成熟；数据容量越来越大，以多媒体数据为代表的海量数据信息对存储手段提出了越来越高的要求，非结构化数据正在成为数据库主体；网络的普及使得信息传递的手段以网络传递为主；越来越多的动态数据管理和过程管理需求取代了原来单纯的静态数据管理需求；对数据长期、安全存储以及可用性要求越来越关注， 信息系统建设遵循OAIS 标准成为未来趋势。

鉴于此，本文对科技类电子文件的可信性（即真实性、完整性、可用性、安全性）进行研究，分析企业电子文件管理的现状及存在问题， 并提出解决方案，为相关企业在科技类电子文件管理中提供借鉴和参考。本文不区分“电子文件”和“电子档案”，采用大文件观的概念统一称为电子文件，即文件和档案都是文件不同运动阶段的称呼。

1 研究背景

（1）国家信息化战略背景积极促进电子文件单套制归档实施。 当今世界，信息技术创新日新月异，以数字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起。 互联网＋、大数据、人工智能迅速发展，网络强国、数字中国、智慧社会建设初显端倪。 我国在2016 年发布了《国家信息化发展战略纲要》，规范和指导未来十年国家信息化发展。 互联网与商业结合使电子商务方兴未艾，互联网与工业紧密结合使工业互联网、智能制造迅速发展。 信息技术的进一步深入应用，使文件数据化、电子化趋势更加明显，仅靠传统手工管理无法完成。 建设数字档案馆，实现档案工作对电子文件和电子档案真实、可靠、完整和安全的管理，是国家信息化发展对档案工作的必然要求。

（2）核电行业要求数字化交付。随着信息技术的发展，核电行业领域使用的软件日益增多，产生的非通用的电子文件格式也越来越多， 传统的纸质文件交付方式已经不能够满足实际工作的需要， 电子化交付和利用是未来发展的趋势。 尤其是随着三维技术的发展和三维模型的应用， 三维模型协同设计逐渐引入核电领域并产生了大量的三维数据。 三维模型比二维的文件图纸更直观容易理解、更精确，能提高设计效率和新产品的研制周期。 但是三维模型作为一种特殊的电子文件，在管理体制、标准规范、技术方案等方面存在不完善的地方， 尤其是面临长期保管和利用的问题。

（3）企业实际情况要求实施电子文件归档。 企业承担的科研、工程项目增多导致文件数量激增，部分企业缺少相应的信息系统，或者现有的信息系统存在功能和技术上的缺失不能保证仅归档保管电子文件便可使项目文件完整、安全、系统，必须实施双套制管理模式， 纸质送审流程耗费了大量的人力和时间成本。 还有企业档案库房空间已经严重不足，不能满足现有纸质文件的存储条件。

2 意义

本文通过对电子文件可信性的研究从而保障电子文件的长期保存和利用，具有重要的意义。

（1）利用新技术、新理念提升企业档案管理平水和技术水平。 一方面优化文档的著录、组卷等业务处理流程提高文档管理效率； 另一方面简化审批流程，优化检索和利用体验提高查准率和查全率，更好地满足科技人员的文档利用需求。

（2）推行电子文件管理取代纸质文件管理，减少人力耗费，缩短送审流程，提高工作效率。

（3）缓解库房压力，缩短库房工作人员耗费在纸质文件上架借阅等传统管理工作的时间，可以有更多的精力和时间从事档案开发利用工作，深入对库藏资源的挖掘，发挥档案人员应有的价值，使人尽其才，物尽其用。

3 科学技术研究档案管理规定

参照《科学技术研究档案管理规定》上述规定，企业内部形成的仅以电子形式保存的科技电子文件应同时满足以下要求：

（1）来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（2）使用的科研、工程业务系统能够准确、完整、有效接收和读取电子文件，能够输出符合国家标准归档格式的电子文件，设定了校对、审核、审定、批准、质保核查等必要的审签程序；

（3） 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用科技电子档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了与相关联的其他纸质档案的检索关系；

（4）有防篡改措施；

（5）建立有效的备份制度；

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文章来源：《信息系统工程》 网址: http://www.xxxtgc.cn/qikandaodu/2021/0620/1237.html

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